Piet Vroon: Organisaties

Onlangs lag bij een kopieerapparaat een titelblad waarop stond: “de lerende organisatie”. Dat is een misverstand: de meeste organisaties zijn zo opgezet dat zij niets kunnen leren. De boel zit in elkaar op een manier die strijdig is met de wetten waaraan het menselijk gedrag gehoorzaamt.

Een hoogleraar bedrijfskunde vroeg zich af waarom individuen vaak intelligent handelen, en waarom bij grote groepen bijna altijd sprake is van een soort verstandeloosheid die wordt vertaald in rare beslissingen.
Zo hebben we bij bedrijven (en niet in de laatste plaats ziekenhuizen) de neiging te denken “hoe groter, hoe beter.” Vaak (altijd) is het omgekeerde het geval. Grote organisaties splitsen verantwoordelijkheden, men kent elkaar slecht, het geld zit in een verborgen naamloze pot, en het “management” heeft de neiging om alles in de hand te houden door middel van talloze reglementen die hoofdzakelijk overtreden worden.

Een man die in ons land op een vergelijkbare manier als Ricardo Semler te werk ging, is E. Wintzen. Hij leidt een bedrijf dat 25 jaar geleden begon als een eenmanszaak en 10 jaar geleden 3500 mensen telt. Wintzen heeft de wind mee gehad, maar dat geldt ook voor veel concurrenten die inmiddels failliet gingen of stil bleven staan. In het blad Economische Statistische Berichten zette Wintzen zijn visie nog eens uiteen.

In gezinnen en kleine groepen is het vanzelfsprekend dat onze taken gekoppeld zijn aan onze verantwoordelijkheden. Mensen functioneren goed als zij weten waarvoor zij moeten zorgen en als zij resultaten van hun handelen kunnen zien. In bedrijven en organisaties is dat niet anders. De werknemers moeten iets ervaren van het verband tussen hun gedrag en de lotgevallen van het bedrijf. “Het sloepenmodel” kan dat principe illustreren.
Op een groot schip heeft elk bemanningslid een taak die in het oog wordt gehouden vanuit de bureaucratie. Als het schip vergaat, stapt men in kleine aantallen in een sloep, wat betekent dat het verband tussen taak en verantwoordelijkheid opeens zowel hel anders als veel duidelijker wordt.
Schoonmaakbedrijven zijn ook een illustratie. Soms zorgt een persoon voor de vloeren, de ander voor de asbakken, de derde persoon reinigt de vensterbanken. Het resultaat is vaak dat slecht werk wordt afgeleverd. Dat wordt beter als één persoon de verantwoordelijkheid krijgt voor de hele kamer. Zo’n type taak heeft ook als voordeel dat het resultaat gemeten kan worden, wat binnen een grote organisatie vaak nauwelijks mogelijk is.

Om dit soort redenen heeft Wintzen zijn bedrijf opgedeeld in tientallen kleine werkmaatschappijen die vrijwel zelfstandig zijn. Een groot bedrijf bestaat dus als het ware uit veel kleine bedrijfjes. Stafafdelingen zoals personeelszaken en marketing bestaan niet. Dat is ook niet nodig: elke “cel” of “sloep” zoekt het maar uit en zorgt ervoor dat hij/zij overleeft in een raamwerk van algemene ideeëen. Elke maand komt men bijeen en bespreekt hoe de vlag erbij staat. In een groot bedrijf kom je er eventueel pas na veertig jaar achter dat de boel is vastgelopen (philips).

Dit principe leent zich voor meer toepassingen. De kredietverlening bij banken is in de handen gelegd van een aantal groepjes die elkaar adviseren. Het gevolg is dat een mislukking altijd afgewenteld kan worden en dat niemand ten volle verantwoordelijk is voor kredietverlening. Aan het besluit zijn immers nog tal van mensen te pas gekomen.Van fouten wordt in dit geval niets geleerd doordat niemand de fout ervaart als consequentie van zijn handelen.
Ook de (rijks) overheid is een voorbeeld, te meer omdat hier nog een probleem speelt. In geval van slecht management en geldwegsmijterij is er immers niets aan de hand. De hoeveelheid geld is bijna oneindig. Denk aan het gemak waarmee miljarden worden binnengesleept door accijnzen een dubbeltje te verhogen.
Wat te doen ? De rijksoverheid opblazen en vervangen door kleine eenheden ? Misschien wel, met bewaking van behoorlijk bestuur en het wegsturen van leidinggevenden die niet functioneren. Ook de universiteiten horen in dit rijtje thuis. Ze zijn te groot. Hef ze op of maak er kleine eenheden van.

Maar helaas, omdat bijna iedereen dol is op macht over zoveel mogelijk mensen, zal er niets gebeuren. Dat is jammer van de verspillingen van rond de vijftig miljard EUR die ontstaan doordat niemand geconfronteerd wordt met de consequenties van zijn of haar daden.